Задать вопрос онлайн
Бесплатная юридическая консультация
Москва и область (круглосуточно)
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355
Санкт-Петербург и область
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525

Стандарт регистрация входящей корреспонденции в организации

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

Стандарт регистрация входящей корреспонденции в организации

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы. Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации.

Стандарт регистрация входящей корреспонденции в организации

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями телеграф, телефон, электронная почта.

Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями. Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию. Все документы, поступающие в компанию включая телеграммы, факсограммы , проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта пакета проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются. Принятые факсограммы факсы регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством.

Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.

Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных РКФ вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа.

Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений. Вся корреспонденция: поступающая входящая , отправляемая исходящая или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

При децентрализованной — регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах. На поступающих входящих документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение. Регистрационный номер поступающего входящего документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения — исполнителя в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений , например:.

Если в компании имеется номенклатура дел , то регистрационный номер поступившего документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел компании, в которое данный документ будет списан по исполнении. При использовании традиционной ручной карточки РКК , заполняется 2 экз. Наиболее распространенным способом в настоящее время является занесение сведений с клавиатуры компьютера в карточку, которая отображается на мониторе, с ее последующей распечаткой в необходимом количестве экземпляров.

При использовании журнала на бумажном носителе данные о документе вносятся в журнал работником ДОУ вручную. Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде в Word или Excel.

В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR. При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами. Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы РКФ и правила их заполнения. Реквизиты Правила заполнения 1. Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т. Автор корреспондент документа При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа.

При регистрации обращений граждан вводится его фамилия, имя, отчество и адрес. Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа. Регистрационный номер документа В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа. Дата поступления Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа регистрационном штампе. Регистрационный входящий номер документа Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа регистрационного штампа.

Заголовок краткое содержание документа Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ. Краткое содержание может записываться ключевыми словами. Резолюция В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем.

Указывается фамилия исполнителя исполнителей , содержание поручения, автор и дата резолюции. Срок исполнения документа Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции.

Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа ответа , ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу.

Индекс дела В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Toggle navigation. Забыли свой пароль?

Ваше имя. Закрыть Подписаться. Работа с входящей корреспонденцией. Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail Поделиться в соцсетях:.

Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь. Бланки Запрос о выдаче выписки из ЕГРЮЛ Счет-проформа проформа-инвойс Международная товарно-транспортная накладная Характеристика с места работы Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Нормативные акты Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены Приказом Росархива от Статьи Советует делопроизводитель.

Как упорядочить документы в офисе Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные Сроки хранения документов кредитных организаций Сроки хранения документов в сфере жилищно-коммунального хозяйства Сроки хранения документов в сфере гостиничного хозяйства и туристической деятельности. Популярные материалы. Определить сроки хранения Калькулятор архивной обработки Калькулятор величин.

Ваши идеи. Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей. О нас Новости Статьи Полезное в работе. Наши контакты Москва, ул. Электрозаводская, д. Copyright www. Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.

Автор корреспондент документа. При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа. Регистрационный номер документа. В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа.

Дата поступления.

Положение о документообороте организации (примерная форма)

Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word в режиме разметки страниц , где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку. Для более удобного заполнения бланк в MS Word представлен в переработанном формате. Примерная форма.

Что такое делопроизводство и документооборот ? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Регистрация входящей корреспонденции в организации

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:. Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил. Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская. Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах.

Документооборот. Требования к оформлению документации

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Активировать демодоступ.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. В позиции 7 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса как оформленных документально, так и бездокументных , и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

При использовании журнала на бумажном носителе данные о документе вносятся в журнал работником ДОУ вручную. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов.

Имея двойное гражданство я являюсь гражданином Греции и России. Льготы ветеранам труда по стажу в башкортостане в 2019 году. Ветеран афганской, мент, и бывший алкаш в одном лице.

Нет, это нарушает закон "О защите прав потребителей". Когда, будучи в преклонном возрасте, он пытался исправить картину "Иван Грозный и сын его Иван", то чуть все не испортил - настолько сильно исказил цветовую гамму.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

А это значит, что как минимум каждый из них был проверен, причем неоднократно - вероятность заводского брака меньше. Если у гражданина нет возможности приехать лично для получения, то он имеет право оформить все бумаги там, где он фактически проживает. При этом сумма долга должна превышать 1,5 млн. Вопрос о назначении материального обеспечения во время бракоразводного процесса не поднимался.

Каким образом получить налогового вычета.

Какие виды входящих документов получает организация, какие виды Входящая корреспонденция: регистрация и обработка Его наличие и содержание определено государственным стандартом ГОСТ Р.

Но если гражданину была установлена первая группа инвалидности, то по закону ему не должны отказать в льготах на проезд. Вот и весь правильный образец вам для примера. Запишите регион, город, название улицы и номер дома. На наш взгляд, законодатель не очень полно проработал вопросы, которые могут встать перед судом при разрешении гражданско-правовых споров в порядке приказного производства. Преимущества покупки телефона с витрины.

Регистрация входящих документов

Уже в этом году документы на получение материальной поддержки подали почти 250 семей. Сервис представляет собой средство для обеспечения взаимодействия между гражданами и уполномоченными ведомствами.

Распоряжение кадровику оформлять не нужно, если воскресенье считается для определенных специалистов рабочим по графику. Если нужен перевод текста документа, он выполняется соответствующим специалистом и заверяется нотариусом.

Обработка входящей корреспонденции

Данные о работодателях и распределении суммы вычета между ними налогоплательщик укажет в заявлении на выдачу уведомления. Для молодых мужчин, заканчивающих несение воинской повинности, предоставляется дополнительная сумма. Он может получить ответ по почте, указав домашний адрес, или на электронную почту.

Ослабленные контакты разбирают, зачищают до металлического блеска, смазывают техническим вазелином, собирают и затягивают. Это может быть как постоянная, так и временная регистрация.

В статье мы рассмотрим порядок организации работы комиссий и отбора налогоплательщиков. Например ежемесячный платеж в 530 рублей в месяц позволит вам застраховать сумму в размере 20 000 рублей. Заходим на официальный сайт. Социальная карта москвича выдается только тем категориям льготников, которые имеют постоянную регистрацию в Москве.

Разыскать дубликат необходимой записи можно в архиве. Известно, что с рождением ребенка повседневные расходы молодой семьи резко возрастают. Под этим термином понимается совместное проживание двух и более лиц на одной жилой площади.

Они подали апелляцию в Московский городской суд. Телефон для бронирования: 8 (65-59) 3-51-28.

При этом, он сам вправе затребовать выселения жильцов и их выписку из квартиры. Полагается, что мама в любом случае должна получать поддержку государства. Возврат товара, реализованного в розницу. Квитанцию об оплате госпошлины предоставлять не обязательно, но оплатить сбор необходимо.

Поделитесь с друзьями или сохраните для себя:
Комментарии
  1. lioupremcomp

    Учёные в научных институтах, если гранта большого нет, получают столько же.

  2. Бронислав

    хаха квадрат)) нормальный мужик грамотно говорит приятно слушать а будет ли стрим?

Добавить комментарий